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        精益辦公_精益管理大師_3A精益管理顧問

         

          導讀:

          辦公精益化,首先要從思想入手,摒棄傳統的思想,打心底里接受精益,并有開展精益管理到辦公區域的決心。精益管理的思維是適用于各行各業各類崗位的,是一種精神,是一種信仰,一定要堅信有比現在更好的方法。精益是全員參與的改善活動,是全體員工持續修煉的過程…絕不是只有生產、只有現場才能實施的。然后,我們就可以根據精益的思維用對應的工具去分析每個工位每個崗位存用價值,實施改善,最終減少辦公的浪費、減少辦公的差錯,實現以最小的投入產生最大的崗位價值。

         

          許多公司有一種錯覺,認為精益變革僅僅適用于生產現場。之所以有這樣的想法,是因為公司在實施管理過程改進時碰了壁,不知道如何區分管理活動中的價值和浪費。很多制造企業在生產系統改進方面利用VSM價值流分析取得了很大成績,但從根本上價值流圖又是不完整的,因為其中的辦公流程往往不包含在內。我們常說“信息流推動物料流”,倘若管理過程沒有得到改進,生產系統的改進自然也會很大影響,甚至斷節停滯。

          價值流的活動通常分為兩類:增值活動,即創造出能夠得到客戶認同的價值的活動;不增值活動,我們知道的“七種浪費”,其中又包含這樣的活動:沒有創造出客戶認同的價值,但是為了支持各種經營業務的需要,不得不做的一些活動。大多數辦公過程屬于不增值活動中的不得不進行的活動。因此,當要實施精益辦公變革,必須會挑戰現有的業務模式,也正為這樣,在理解精益辦公價值流之前,要學會區別浪費和增值。下面羅列了8種增加運營成本又不增加客戶價值的浪費,做一個簡單過程浪費的例子: 

        消費類別 辦公室中的例子
        1、過量生產---在下道工序需要之前開始生產,而且生產量超過需求

        過早打印過多的文件;

        采購了過多的辦公用品。

        2、庫存---任何形式的批量生產 待處理的文件爆滿
        3、等待 系統停機時間,系統響應時間,等待審批,等待反饋
        4、過度加工 重復錄入,重復檢查,過量復印,過多的報表,加急文件,人工報表等等
        5、返工---任何形式的缺陷 訂單處理錯誤,設計錯誤,工程更改錯誤,**錯誤,員工流失
        6、多余動作---人的移動 步行到復印機、打印機、傳真機和辦公室其他地方
        7、搬運---物品的移動 過多的郵件附件,過多傳遞,過多批復
        8、人才浪費---人的能力 限制員工完成任務所需的權限和責任,管理層的命令和控制,業務處理需要的工具不足

           對于多數公司來說,辦公活動的成本、服務和質量都是顧客看不見的,換句話說,都不是直接服務于客戶的,因而在產品上是體現不出增值的。另一方面,生產現場有考核指標KPI,因為可以把問題暴露出來得到快速響應,而辦公過程是缺乏這樣的指標,所以辦公室也要有類似的考核指標來最大化工作的價值和準確性,從而最大限度減少浪費。例舉一個案例:杭州城北供電局的一個六西格瑪改善項目---辦公室轉發和歸口處理正確率,通過設立目標、目標分析和改進,就是應用了精益辦公價值流,而后項目改進以DMAIC的形式呈現,通過半年時間從原先的錯誤率1.7%杜絕到0,取得很大改進。

          打造精益辦公室,應先從5個方面考慮  

          長期以來,“精益思想”(lean thinking)一直局限于生產車間中。但是,在企業中,90%消除浪費的機會都存在于制造運營部門之外,也就是管理與辦公過程之中,如訂單輸入、客戶服務、產品設計、采購、收款與付款等,這些過程中的浪費不僅數量多,而且很難消除,原因很簡單,就是這些浪費很難被發現。

           1、優化組織機構。如果能適當將組織機構扁平化,盡量去除一切多余的環節與人員,就可使高層管理者與一線管理者的信息雙向傳遞更加及時有效,快速回應市場動向,提高管理效率。其次,要打破部門之間各自為政、信息交流極度匱乏的現象,實行資源共享?绮块T人員的再學習,不失為一個有利舉措,更易讓大家換位思考,使每個機構組織之間,更加緊密配合。

          2、強化辦公室5S管理。辦公空間安排的合理與否,通常也會影響工作效率。經常有業務接觸的部門可以安排辦公地點近距離,減少“搬運”浪費;對文件進行歸檔分類管理;減少工作中分散注意力的信息數量,如垃圾郵件和私人聯絡;清理“視覺污染“,如過期的文件、不用的信箋等等……如此種種,對辦公室進行定期整理、整頓、清掃、清潔、提高員工素養,就可營造“亮麗”的工作環境,讓人心情舒暢,更添工作信心。

          3、消除日常浪費。其實,在辦公室的行政流程里,往往有很多難以定義的浪費,沒有生產區域那么顯而易見,所以,我們更應從細節處著手,識別辦公室浪費。我們要培養自我節儉的意識,減少電力、紙張等能源消耗,努力營造大家共同遵守的“隨手”氛圍,如紙張重復利用、離開xx分鐘關掉電腦顯示器、白天關閉走廊亮燈、洗手后隨手關掉水龍頭等,從每一個細節中發現浪費、消除浪費。同時要治理人浮于事的現象,上班時間隨意聊天、干私活、出工不出力等。其次,還要適當授權,簡化行政審批手續、減少等待時間。此外,辦公室浪費還有一種很嚴重的浪費—會議。召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率,打擊員工的士氣。以下摘自戴爾?卡耐基《人性的優點》中描述的會議管理方法:一、究竟出了什么問題?二、問題的起因是什么?三、這些問題可能有哪些解決辦法?四、你建議用哪種辦法?圍繞此四個問題進行會議討論,相信會收到意想不到的效果。

          4、轉變工作方法,提高效率。細數一天8小時中所做的工作,可以發現,有大部分是瑣碎卻是必要的。我們應學會合理安排、簡化、并集中處理:將許多分開的工作步驟加以整合,變成單一任務,以減少工作的復雜度;相似的工作排在一起,集中在同一個時段來處理等。通常工作時數的多寡并不是與工作成果成正比,因此對于重點的,帶高附加值的工作,我們應該投入最多的時間與心力。

          5、提升客戶服務質量。我們知道僅僅是以最好的態度、最強的責任心為客戶考慮周到,實行“關懷服務”也已不能順應時代要求,得到內外客戶滿意度的認可,本人認為更重要的是要提升個人的業務素質,勤練內功、不斷學習,業務素質的提高,必將有利于從全局出發,為客戶謀取更高的未來價值,也必將與客戶形成更加堅實的事業伙伴關系。

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